Hướng dẫn an toàn đập- Kế hoạch hành động khẩn cấp. Tháng 12 năm 2018

Người dịch: Nguyễn Quốc Dũng- Hội Đập lớn và PTNN Việt nam

1.    Giới thiệu

Sổ tay hướng dẫn này cung cấp các khuyến nghị cho các chủ sở hữu đập về cách xây dựng và triển khai Kế hoạch hành động khẩn cấp (EAP) và vai trò của chủ đập trong tình huống vỡ đập hoặc tình huống lũ lớn. Để xây dựng, duy trì và cập nhật EAP, Chính phủ Lào cần kết hợp EAP với các Sổ tay hướng dẫn đã được quốc tế công nhận, như: Sổ tay hướng dẫn của FEMA, của Cục an ninh nội địa Mỹ. Sổ tay hướng dẫn này được chuẩn bị dựa trên Sổ tay hướng dẫn của FEMA nhưng có điều chỉnh cho phù hợp với các điều kiện của Lào.

2.    Các vấn đề cần lưu ý khi biên soạn EAP

2.1         Mục đích của EAP

EAP là một tài liệu nêu ra các điều kiện khẩn cấp khả dĩ xảy ra ở đập và xác định các hành động tương ứng. Mục đích của EAP là nhằm bảo vệ sinh mạng và giảm nhẹ tổn thất về tài sản trong trường hợp vỡ đập hoặc lũ vượt tần suất thiết kế.

Một bản EAP phải bao gồm:

·      Hành động của Chủ đập sẽ phải tiến hành nhằm ngăn cản, xoa dịu hoặc giảm thiểu các nguy cơ xảy ra ở đập bằng cách dự kiến các tình huống bất thường cách nó sẽ phát triển. 

·      Các hành động của chủ đập sẽ phải tiến hành, cùng với với các cơ quan ứng phó tình huống khẩn cấp (Emergency Management Authirities- EMA), để đối phó với các sự cố hoặc sự kiện xảy ra ở đập.

·      Quy trình mà chủ đập phải hành động để đưa ra cảnh báo sớm và các thông báo tới EMA cũng như cộng đồng cư dân ở hạ lưu bị tác động.

·      Xây dựng các bản đồ ngập lụt để trợ giúp chủ đập và cơ quan quản lý tình trạng khẩn cấp (EMA) xác định các công trình hạ tầng trọng yếu cũng như cư dân bị tác động ở hạ lưu để thực hiện các biện pháp phòng chống, cảnh báo và kế hoạch sơ tán.

·      Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả các bên có liên quan đến việc quản lý sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, và cách phối hợp giữa các bên liên quan. Sơ đồ nhiệm vụ và trách nhiệm phải được chuẩn bị với sự tham gia ý kiến của cơ quan chính quyền sở tại, những người sẽ phải vào cuộc khi xảy ra sự kiện. EAP phải được thẩm định và phê duyệt bởi cơ quan quản lý nhà nước thuộc Bộ Năng lượng và Mỏ của Lào. 

2.2         Phạm vi

Tài liệu này có mục đích giúp cho việc xây dựng và sửa đổi EAP khi xảy ra các sự kiện ở đập gây nguy cơ vỡ đập hoặc đe dọa gây ra tổn thất về nhân mạng. Vùng hạ lưu bị tác động ở mỗi đập một khác, vì vậy mức độ tác động xảy ra ở mỗi đập là khác nhau.

Mức độ chi tiết của EAP phải được tính đến các tác động tiềm ẩn do vỡ đập hoặc vận hành sai. Với các đập có tác động thấp hoặc bằng không thì không yêu cầu đánh giá, nhưng với các đập có tác động đặc biệt nghiêm trọng thì có thể cần đánh giá chi tiết hơn. Hơn nữa, với các đập tác động nghiêm trọng hoặc cực kỳ nghiêm trọng còn cần phải có những hành động ứng phó mạnh mẽ hơn và sự phối hợp hiệu quả tốt hơn. Mỗi EAP cần phải phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đập.

Bản EAP cần chuẩn bị phù hợp với từng giai đoạn từ xây dựng, tích nước và vận hành:

·      Giai đoạn xây dựng- EAP trong giai đoạn xây dựng cần phải chuẩn bị ngay từ bắt đầu thi công để sử dụng trong quá trình thi công.

·      Giai đoạn tích nước- EAP cho giai đoạn tích nước cần phải có trước thời điểm tích nước ít nhất là 6 tháng và để sử dụng trong suột thời gian tích nước. EAP cho giai đoạn tích nước gần giống với EAP trong giai đoạn vận hành, nhưng cần nhấn mạnh các tình huống có thể xảy ra và tiến triển trong khi tích nước.

·      Giai đoạn vận hành- EAP giai đoạn vận hành cần hoàn thành trước khi bắt đầu vào vận hành và lập cho tất cả các đập đang vận hành. EAP giai đoạn vận hành cần phải theo mẫu chung, nhưng cần nhấn mạnh các tình huống có thể xảy ra và tiến triển trong khi vận hành. EAP giai đoạn này cần phải chú ý mức độ chi tiết và cập nhật khi có sự thay đổi các điều kiện đầu vào trong suốt quá trình vận hành.

2.3         Phối hợp thực hiện

Mặc dù chủ sở hữu chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì EAP, nhưng kế hoạch này sẽ không có hiệu quả nếu không có sự phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan và các đối tượng bị tác động hoặc các đối tượng có trách nhiệm trong việc cảnh báo, sơ tán và thực hiện khắc phục hậu quả. Cơ quan ứng phó tình trạng khẩn cấp (EMA) cũng có thể có kế hoạch phối hợp của họ đã chuẩn bị để triển khai, cảnh báo và sơ tán cho vùng trong đó có đập. Bản EAP cần làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên tham gia. Sự phối hợp với các chủ sở hữu đập ở thượng lưu và hạ lưu cũng rất quan trọng nhằm xác định quy trình vận hành cá hồ chứa của họ nhằm giảm nhẹ ảnh hưởng của dòng lũ và bảo đảm an toàn đập của chính họ. Các đập cung cấp nguồn nước cần có kế hoạch tái thiết sau sự cố, kế hoạch này được xây dựng với sự phối hợp của cơ quan ứng phó tình huống khẩn cấp.

2.4         Sơ tán

Kế hoạc sơ tán và triển khai kế hoạch sơ tán là trách nhiệm của cơ quan ứng phó tình huống khẩn cấp (EMA). Mặc dù EAP không nhất thiết phải có kế hoạch sơ tán, nhưng nó phải nêu rõ cơ quan nào có trách nhiệm làm việc này, những ai phải tuân thủ kế hoạch sơ tán và cơ quan nào là cơ quan đầu tiên phát lệnh sơ tán.

Bản đồ ngập lụt do Chủ sở hữu đập chuẩn bị và chia sẻ với EMA và các bên liên quan trong EAP. Bản đồ này phải được xây dựng với tỷ lệ thích hợp để xác định các mốc trên mặt đất một cách dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời, bản đồ cần xây dựng dựa trên bài toán phân tích vỡ đập và mô phỏng thủy lực dòng chảy do vỡ đập. Bản đồ ngập lụt cần thể hiện địa hình ở hạ du và mô phỏng các kịch bản trong trường hợp xấu nhất để cho ra các thông số chiều sâu sóng lũ, thời gian lũ đến, v.v. (xem Điều 3.7 dưới đây). Bản đồ này trợ giúp trong việc đưa ra cảnh báo và kế hoạch sơ tán. Một điều hết sức quan trọng đối với chủ sở hữu là sự phối hợp với cơ quan ứng phó tình trạng khẩn cấp phù hợp/tương ứng và kịp thời cung cấp các thông tin từ tính toán ngập lụt để trợ giúp cho kế hoạch sơ tán. Chủ sở hữu đập cũng cần đưa ra một quy trình để đảm bảo rằng các cơ quan có thẩm quyền được cung cấp thông tin về đập một cách kịp thời và chính xác trong suốt quá trình xảy ra sự kiện ở đập.

Kế hoạch sơ tán phải được xây dựng trên cơ sở phối hợp với các thành phần tham gia EAP là các sở ban ngành ở địa phương và cơ quan ứng phó tình trạng khẩn cấp trong vùng. Kế hoạch nên được xây dựng dựa trên các tình huống/kịch bản xấu nhất như sau:

·      Khởi đầu của hệ thống cảnh báo khẩn cấp

·      Kế hoạch trước khi xảy ra sự kiện;

·      Làm rõ các trang bị và nơi trú ẩn cần thiết;

·      Quy trình sơ tán, bao gồm cả việc sơ tán cho đối tượng cần sự trợ giúp đặc biệt, thời gian di cuyển của sóng lũ, …

·      Khoảng cách và tuyến đường đến vùng đất cao;

·      Phương tiện vận chuyển và tuyến đường sơ tán;

·      Tác động tiềm ẩn của thời tiết hoặc các cản trở trên tuyến đường sơ tán, chỉ ra các đoạn có thể bị ngập, sạt lở trên đường sơ tán do dòng chảy vỡ đập;

·      Các vị trí sơ tán hoặc trú ẩn tạm thời tại chỗ;

·      Các giải pháp bảo đảm an toàn và an ninh cho các khu vực bị tác động;

·      Các quay lại khu vực bị tác động sau sự kiện khẩn cấp.

2.5         Kiểm soát tài liệu EAP

Chủ sở hữu cần làm một danh sách phân phát EAP đến tất cả những đối tượng có liên quan triển khai EAP. Danh sách này cần được rà soát và cập nhật mỗi khi sửa đổi EAP. Với bản EAP đã lạc hậu và đã bị thay thế bởi phiên bản mới, chủ sở hữu phải thu hồi lại và thay bằng bản mới nhằm tránh sử dụng bản đã lạc hậu khi triển khai EAP. Nếu có bản EAP bằng file điện tử, cần phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đang sử dụng phiên bản mới nhất.

2.6         Duy trì EAP

EAP phải được soát xét và cập nhật định kỳ. Nếu không được cập nhật định kỳ, EAP sẽ lạc hậu và không còn phát huy hiệu quả khi sử dụng.

EAP cần phải cập nhật đột xuất nếu có sự thay đổi về nhân sự và thông tin liên hệ, hoặc sự thay đổi đáng kể về điều kiện sơ tán, hoặc quy trình sơ tán. EAP phải được rà soát hàng năm để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Việc soát xét phải bao gồm việc đánh giá bất kỳ sự thay đổi nào ở khu vực ngập lụt, đặc biệt khi xuất hiện các khu định cư mới, điều kiện ở hạ lưu hoặc thượng lưu phát triển thêm, hoặc bản đồ ngập lụt có sự thay đổi.

Mỗi khi EAP đước sửa lại, bản cập nhật mới (dù chỉ một vài trang bị sửa đổi) thì lập tức phải phân phát đến các đối tượng có liên quan trong danh sách EAP.

3.    Quy định về cấu trúc của EAP

3.1      Cấu trúc

Cấu trúc dưới đây phải được áp dụng cho EAP của tất cả các giai đoạn xây dựng, tích nước và vận hành như đã trình bày ở mục 2.2 ở trên:

·      Trang bìa

·      Trang mục lục

·      Chữ ký- EAP phải có chữ ký của tất cả các bên tham gia

·      Thông tin về EAP: Thông tin về EAP bao gồm các công việc nêu trong EAP:

o   Sơ đồ thông báo và Thông tin liên hệ

o   Phát hiện, Đánh giá và Phân loại tình huống

o   Trách nhiệm

o   Sự chuẩn bị sẵn sàng

o   Bản đồ  ngập lụt

o   Các thông tin bổ sung

Ngoài những việc trên, EAP nên có phần tóm tắt trách nhiệm của các bên liên quan. Chố này cần tóm tắt các trách nhiệm quan trọng nhất của các bên liên quan đề cập trong EAP trong quá trình ứng phó. Ma trận ứng phó khẩn cấp phải chỉ ra trách nhiệm ứng phó với các loại sự kiện, nó phải được soạn thảo sao cho dễ sử dụng khi cần làm một việc gì đó ở tình huống khẩn cấp. Ở Phụ lục 1 đưa ra một ví dụ để tham khảo.

3.2      Sơ đồ thông báo và thông tin liên hệ

3.2.1  Sơ đồ thông báo

Sơ đồ thông báo cho một đập cụ thể cung cấp các thông tin thiết thực nhất về một quy trình ban hành sơ đồ thông báo như là một phần của kế hoạch ứng phó. Ai có trách nhiệm ban hành thông báo và thông báo cho ai, phải được chỉ ra một cách rõ ràng tên và cách liên hệ. Thông tin quan trọng nhất và thời gian ban hành thông báo là nội dung rất quan trọng và phải được trình bày bằng các thuật ngữ dễ hiểu.

Các thông tin sau đây phải có trong Sơ đồ thông báo:

·       Loại và mức độ khẩn cấp

·      Ưu tiên trong thông báo

·      Trách nhiệm của cá nhân chủ sở hữ đập hoặc cơ quan nhà nước trong việc ra các thông báo khác nhau.

·      Tổ chức, cá nhân cần được thông báo.

·      Chi tiết liên hệ của các tổ chức, cá nhân quan trọng nhất và của EMA

Một dạng Sơ đồ thông báo được trình bày dưới đây:

Sơ đồ thông báo do Chủ sở hữu đập cho từng đập và phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thâm định và phê duyệt. Sơ đồ thông báo cũng phải được đính kèm trong EAP.

3.2.2  Thông tin liên hệ

Danh sách của những người quan trọng và các tổ chức có liên quan và có trách nhiệm với vấn đề an toàn đập và với việc triển khai EAP phải bao gồm các thông tin sau đây: Họ và Tên, Vai trò, địa chỉ và cách liên hệ (đường đi đến để thông báo trực tiếp, các số điện thoại, Email,…). Ngoài ra, các cách liên hệ khác cũng có thể được trình bày để có thể đưa thông báo đến người nhận một cách nhanh nhất. 

3.3      Quy trình phản ứng với tình huống khẩn cấp

Để phản ứng với một tình huống khẩn cấp, rất cần một sơ đồ đã được chuẩn bị sẵn từ trước để khi xảy ra sự việc tiến hành các hành động một cách nhanh nhất. Điều quan trọng nhất là phát hiện ra dấu hiệu sự kiện khởi đầu dẫn đến tình huống khẩn cấp. Để làm được như vậy, một quy trình phát hiện chính xác và kịp thời sự kiện và phân loại chúng một cách chính xác nhằm đưa ra các hành động chính xác trong tình huống khẩn cấp là hết sức quan trọng. 

Quy trình thông báo sớm là bắt buộc để tất cả các bên có trách nhiệm phản ứng một cách kịp thời. Các hành động ngăn chặn hoặc giảm thiểu cần tiến hành ngay đối với hiện tượng xảy ra ở đập. 

Quy trình phản ứng điển hình bao gồm các bước sau:

·      Bước 1: Phát hiện hư hỏng, đánh giá, và xác định mức độ nguy cơ

·      Bước 2: Ra thông báo và truyền đạt thông báo

·      Bước 3: Hành động khẩn cấp

·      Bước 4: Kết thúc và khắc phục.

3.3.1  Phát hiện hư hỏng, đánh giá và xác định mức độ khẩn cấp

Ở bước đầu tiên này, các hư hỏng bất thường được phát hiện và khẳng định. Các hư hỏng dẫn đến tình huống khẩn cấp có thể là các hư hỏng thông thường dễ phát hiện, nhưng cũng nhiều trường hợp rất khó phát hiện. Sơ bộ, qua các thông tin và dữ liệu dưới đây có thể giúp chủ đập trong việc đánh giá và phân loại:

·      Đo đạc hiện trạng để phát hiện các sự cố đang xảy ra hoặc nguy cơ tiềm ẩn,

·      Có hiện tượng rò hoặc thấm quá mức ở thân đập,

·      Thông tin vận hành, ví dụ như mực nước hồ bất thường,

·      Thông tin từ thiết bị quan trắc, chẳng hạn như mức nước hồ,

·      Dữ liệu quan trắc,

·      Kiểm tra trực quan hiện trường,

·      Phân tích dữ liệu đầu vào.

Sau khi sự kiện bất thường được phát hiện và khẳng định, đội ngũ kỹ sư an toàn đập và chủ sở hữu đập sẽ đánh giá và phân loại mức độ khẩn cấp như Bảng 3.1 dưới đây. Căn cứ vào đó, các ứng phó phù hợp sẽ được bắt đầu. Tổ chức quản lý đập, cơ quan quản lý nhà nước về đập, chính quyền địa phương và cơ quan ứng phó tình trạng khẩn cấp (EMA) phải hiểu rõ tình trạng và phân loại tình trạng khẩn cấp để thực thi nhiệm vụ của từng bên, cùng nhau phối hợp hành động. Cần phải thống nhất phân loại mức độ khẩn cấp để tránh nhầm lẫn giữa nhưng người thực thi nhiệm vụ. Có một số trường hợp, phân loại mức độ khẩn cấp đã được mô tả, nhưng các sự kiện diễn ra tiếp theo cũng cần được chỉ ra để biết được hậu quả nếu để nó tiếp diễn.

Bản EAP phải miêu tả việc cần làm ở từng mức độ khẩn cấp cho mỗi đập cụ thể và làm thế nào để hàn gắn nó. Các thông tin cần thiết cho chủ sở hữu đập để xác định mức độ khẩn cấp một cách chính xác phải được hướng dẫn trong EAP.

Hành động ứng phó tương ứng với phân loại khẩn cấp được tóm tắt trong Bảng 3.1 dưới đây. Ban điều hành EAP (EAP exccutive body) có thể có cách nhận định thực tế hơn hoặc tiến hành quan trắc, đo đạc bổ sung để đưa ra hành động chính xác hơn (nếu cần), tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể.

Bảng 3.1: Phân loại khẩn cấp và hành động ứng phó

3.3.2  Cảnh báo và thông tin liên lạc

Quy trình cảnh báo sớm cần phải đến được tất cả các bên liên quan để phản ứng một cách chính xác. Khi tình huống khẩn cấp được phát hiện, chủ sở hữu đập cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan phòng chống thiên tai. Tất cả các bên cần hiểu rằng việc cơ quan phòng chống thiên tai đưa ra cảnh báo đến công chúng là một quyết định khó khăn. Lúc này, chủ sở hữu đập cần cung cấp các thông tin cần thiết để cơ quan phòng chống thiên tai đưa ra quyết định. Quyết định sớm sẽ giúp cho việc ứng phó và sơ tán có thêm thời gian.

Cùng với việc đưa ra cảnh báo, chủ sở hữu đập cần định kỳ báo cáo hiện trạng và các hành động đã và đang triển khai ở đập đến tất cả các bên liên quan.

Trong trường hợp tình hình trở nên xấu đi mặc dù chủ đập đã triển khai các biện pháp giảm thiểu hoặc ngăn chặn. Trong trường hợp này, chính quyền địa phương và cơ quan chuyên môn có thẩm quyền có thể nắm quyền điều hành để kiểm soát tình hình.

Các bản thông báo, cảnh báo, báo động phải được dự thảo từ trước theo mẫu đơn giản, rõ ràng, từ ngữ dễ hiểu để bất kỳ ai có liên quan đều hiểu. Cần phải cho biết cái gì đang xảy ra ở đập; mức độ khẩn cấp như thế nào và cần thực hiện ngay những yêu cầu gì. EAP phải bao gồm các bảng lập sẵn (checklists) và/hoặc các tin nhắn lập sẵn để người đưa ra thông báo mô tả chính xác tình huống khẩn cấp gửi đến các cơ quan có thẩm quyền, các tổ chức và tới cộng đồng.

3.3.3  Hành động khẩn cấp

Một khi phát hiện tình huống khẩn cấp, chủ sở hữu đập cần áp dụng ngay các hành động nhằm ngăn chặn hư hỏng phát triển tiếp, cố gắng để cứu đập và giảm thiểu tác động tới nhân mạng, tài sản và môi trường. Phải tiếp tục theo dõi và đánh giá sự kiện, và quy trình EAP phải lập sẵn các kịch bản theo diễn biến và phân loại của sự kiện. Chủ sở hữu đập chuẩn bị sẵn một danh sách các sự kiện điển hình và hành động tương ứng cần làm để giảm thiểu tác động mỗi khi sự kiện xảy ra. 

Trong khi xảy ra sự kiện, phải áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh ở vùng đập sẽ tiến hành hoạt động vận hành để bảo vệ cho nhân viên vận hành, cho cộng đồng đang tiến hành ứng phó tình trạng khẩn cấp.

3.3.4  Chấm dứt tình trạng khẩn cấp và khắc phục hậu quả

Khi mức độ khẩn cấp suy giảm và dần trở lại tình trạng bình thường, cần hành động để chuyển các hoạt động sang chế độ vận hành bình thường. EAP phải hướng dẫn tiêu chí để chấm dứt tình trạng khẩn cấp và cách đưa về hoạt động bình thường. Chủ sở hữ đập có trách nhiệm báo cáo cơ quan có thẩm quyền về điều kiện để bảo đảm an toàn đập. Cơ quan chính quyền và cơ quan PCTT có trách nhiệm pháp thông báo chấm dứt tình trạng khẩn cấp.

Ngay sau đó, chủ sở hữu đập cùng cơ quan PCTT và tất cả những bên tham gia ứng phó tình trạng khẩn cấp phải tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm. Tối thiểu cac vấn đề sau đây cần phải thảo luận và đánh giá:

·      Sự kiện đã bắt đầu, tiến triển và tiếp diễn như thế nào?

·      Hành động của các bên tham gia đã làm như thế nào? cần phải rút kinh nghiệm gì?

·      Điểm mạnh, điểm yếu được đúc rút từ khi áp dụng quy trình ứng phó, vật liệu, thiết bị, nhân lực và người chỉ huy

·      Những hành động nào trong EAP đã phải điều chỉnh  và kiến nghị

Kết quả của cuộc họp đánh giá rút kinh nghiệm phải được ghi biên bản để sử dụng cho việc rà soát, điều chỉnh EAP. Chủ sở hữu là người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp và lập biên bản nói trên.

3.4      Trách nhiệm của các bên 

Trách nhiệm chung:

Một điều rất quan trọng là phân định rõ trách nhiệm của từng tổ chức, cá nhân trong khi triển khai EAP. Ma trận trách nhiệm được xem như là một nội dung quan trọng của EAP. Chủ sở hữu đập có trách nhiệm biên soạn và duy trì EAP sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Các bên tham gia điều hành EAP gồm: chủ sở hữu đập, chính quyền địa phương, cơ quan chuyên môn về đập, cơ quan PCTT. Trong đó chính quyền địa phương, cơ quan chuyên môn và cơ quan PCTT chịu trách nhiệm ban hành cảnh báo và kế hoạch sơ tán dân. Tất cả các bên tham gia phải dựa trên EAP đã phê duyệt để biên soạn kế hoạch cho cơ quan mình và chuyển cho chủ sở hữu đập biên soạn Báo cáo công việc hoàn thành sau sự cố (AAR- After Action Report).

EAP phải làm rõ trách nhiệm của chủ sở hữu đập, chính quyền địa phương, cơ quan chuyên môn về đập, cơ quan PCTT và tất cả các tổ chức, cá nhân liên quan khác nhằm triển khai tình huống khẩn cấp một cách kịp thời và hiệu quả. EAP phải có tính riêng biệt cho từng công trình và cho tình hình cụ thể của từng chủ đập. Mặc dù trách nhiệm chính trong việc lập EAP, tuy nhiên các bên liên quan có trách nhiệm xem xét phần trách nhiệm của mình trong đó và vạch ra quy trình thực hiện đối với từng đập tùy thuộc đặc điểm công trình và địa hình vùng hạ du.

3.4.1  Trách nhiệm của chủ sở hữu đập

Nói chung, trách nhiêm của chủ sở hữ đập trong EAP phải bao gồm:

·      Lập, duy trì EAP và giao cho một một cá nhân chịu trách nhiệm kết nối tất cả các hành động trong EAP;

·      Quan trắc tình trạng đập, đặc biệt trong thời kỳ có rủi ro cao, chặc hạn như khi lũ lớn hoặc động đất;

·      Xác định và/hoặc kết luận tình huống khẩn cấp đã xuất hiện;

·      Kích hoạt kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp và phân loại mức độ khẩn cấp trong trường hợp đập xuất hiện sự cố hoặc lũ lớn;

·      Thông báo cho chính quyền địa phương và cơ quan chuyên môn, các bên liên quan có trong danh sách thông báo;

·      Chỉ định một tổ/hoặc nhân viên theo dõi liên tục tại hiện trường và giữ liên lạc với cơ quan có thẩm quyền ở địa phương để thông báo tình hình;

·      Tiến hành các hành động thích hợp nhằm ngăn chặn hoặc giảm nhẹ các tác nhân có thể gây vỡ đập hoặc ảnh hưởng đến việc tháo lũ;

·      Theo dõi diễn biến tình hình ở hạ lưu làm ảnh hưởng đến phân loại nguy cơ đối với đập để kịp thời điều chỉnh mức độ khẩn cấp;

·      Xây dựng và phổ biến bản đồ ngập lụt;

·      Đào tạo, tập huấn kỹ năng nghề nghiệp cho nhân viên về Kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp; 

·      Kết hợp với cơ quan PCTT ở địa phương để đưa ra thông báo giảm cấp độ hoặc kết thúc tình huống khẩn cấp. 

Hướng dẫn vận hành đập trong tình huống khẩn cấp cần được xây dựng và phổ biến đến các đối tượng liên quan. Chuỗi các mệnh lệnh từ văn phòng cơ quan chủ sở hữu đập cũng  cần được mô tả một cách rõ ràng. Đối tượng (cá nhân, tổ chức) nào cần được ưu tiên gửi báo cáo/thông báo cũng cần được xác định rõ. Nên tham vấn ý kiến chuyên gia có tại địa phương, nếu thời gian gấp, để xác định việc cần làm để trì hoãn, hoặc cải thiện nguy cơ gây ra tình huống khẩn cấp. Trách nhiệm phải đi đôi với mức độ quản lý, phù hợp với  năng lực và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân.

3.4.3  Trách nhiệm sơ tán

Kế hoạch cảnh báo và triển khai việc sơ tán là trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và/hoặc của chính quyền địa phương/cơ quan PCTT ở địa phương theo quy định pháp luật. Chủ đập có trách nhiệm báo cáo với cơ quan có thẩm quyền (theo phân cấp) khi xuất hiện tình huống hư hỏng, hoặc sự cố ở đập. Sơ đồ cảnh báo và Kế hoạch sơ tán là các thành phần chính trong diễn tập EAP nhưng không trình bày thành một phần riêng trong EAP. EAP phải mô tả rõ ràng trách nhiệm thông báo, cảnh báo và trách nhiệm sơ tán của từng bên liên quan, gồm: chủ sở hữu, chính quyền địa phương, cơ quan chuyên môn và cơ quan PCTT địa phương.

Chủ sở hữu đập không nên quan niệm, nhưng cũng không được làm thay trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc sơ tán dân. Tuy nhiên, trong một số trường hợp xét thấy việc thông báo hoặc sơ tán không đáp ứng tình hình, ví dụ như với các cư dân sống ngay sau chân đập, thì chủ đập có thể cảnh báo tới họ một cách trực tiếp. Việc này phải bàn bạc trước với cơ quan có thẩm quyền (theo phân cấp).

3.4.4  Trách nhiệm theo dõi quan trắc, bảo đảm an ninh

Đại diện Tổ an toàn đập là người chịu trách nhiệm quan trắc ở hiện trường đập từ khi xuất hiện sự kiện/tình huống khẩn cấp cho đến khi chấm dứt. Người này phải cập nhật tình hình đến chủ đập, chủ đập có trách nhiệm giữ liên lạc đến tất cả các bên liên quan có trong EAP để thông báo tình hình. Kế hoạch bảo đảm an ninh trong suột thời gian xảy ra sự kiện cũng phải được chi tiết trong EAP.

Việc hạ cấp mức độ khẩn cấp thường là khó tiên đoán. Trong EAP chỉ dẫn chung là khi đập tình huống nguy hiểm đã giảm và trở lại ổn định. Để cụ thể, chủ đập cần tham vấn chuyên gia an toàn đập như thế nào là tình hình trở lại ổn định đối với con đập đang xét. Cơ quan PCTT là nơi đưa ra quyết định chấm dứt tình trạng khẩn cấp và hành động sơ tán. Chủ đập và cơ quan PCTT cần phối hợp chặt chẽ khi đưa ra quyết định chấm dứt tình huống/sự kiện khẩn cấp ở đập và chấm dứt hành động ứng phó.

Các hoạt động khắc phục ở đập và hạ du vẫn phải tiếp tục ngay cả khi sự kiện/tình huống khẩn cấp đã giảm mức. Việc này không trình bày chi tiết trong EAP, tùy thuộc vào đặc điểm của từng đập và tình trạng hạ du, chẳng hạn như phải ưu tiên cung cấp điện và nước sạch.

Chủ đập cần tiếp tục phối hợp với các bên liên quan để đánh giá thiệt hại. Công việc này được trình bày trong tài liệu Hướng dẫn khắc phục sau thảm họa (AAR- After Action Report). Cần họp rút kinh nghiệm để bổ sung, sửa đổi EAP sau này.

3.5      Chuẩn bị Sẵn sàng

Kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp (EAP) đề cập đến việc chuẩn bị một kế hoạch cho phép tất cả các bên liên quan đến đập và các hậu quả tiềm tàng của việc vỡ đập, bao gồm Công ty Dự án, Cơ quan Chính phủ, chính quyền địa phương, Cơ quan Quản lý Khẩn cấp và bất kỳ cơ quan nào khác, sẵn sàng quản lý một Tình huống Khẩn cấp về An toàn Đập. Đây là một thành phần quan trọng của hệ thống quản lý an toàn đập và bao gồm việc chuẩn bị và duy trì một Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP). Việc đào tạo thường xuyên, các chương trình giáo dục và nâng cao nhận thức cộng đồng là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên quản lý khẩn cấp luôn quen thuộc với EAP và trách nhiệm của họ, cũng như có khả năng thực hiện nhiệm vụ trong trường hợp khẩn cấp.

Kế hoạch Chuẩn bị Khẩn cấp (EPP) sẽ được Công ty Dự án chuẩn bị sau khi tham khảo ý kiến với Cơ quan Chính phủ và sẽ được cập nhật thường xuyên, xem xét các vấn đề được xác định trong quá trình kiểm tra định kỳ, hoạt động và bảo trì, chẳng hạn như thay đổi trong các chỉ số đo đập. Phiên bản EPP cập nhật mới nhất sẽ được gửi đến Cơ quan Chính phủ để xem xét và phê duyệt.

Tất cả các thông tin liên lạc như người liên hệ, số điện thoại di động, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, v.v., sẽ được lưu trữ, cập nhật thường xuyên và hiển thị ở các vị trí dễ tiếp cận và dễ thấy, để có sẵn mà không cần nỗ lực trong trường hợp xảy ra khẩn cấp.

Các hành động chuẩn bị được thực hiện để ngăn ngừa sự cố vỡ đập hoặc giúp giảm thiểu tác động của sự cố như vậy và tạo điều kiện cho các phản ứng thích hợp trong trường hợp khẩn cấp.

EAP mô tả các hành động chuẩn bị cần thực hiện cả trước và sau khi phát triển các điều kiện khẩn cấp.

Các khía cạnh khác nhau của việc chuẩn bị an toàn đập được mô tả dưới đây;

3.5.1 Giám sát và Kiểm tra Vận hành

Việc giám sát các đập và cấu trúc liên quan phải được thực hiện theo Hướng dẫn An toàn Đập về Giám sát.

Các kế hoạch giám sát và hướng dẫn vận hành thường được thiết lập để quản lý hoạt động bình thường. Chúng không phải là một phần của Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP) nhưng có thể chỉ ra các ngưỡng, đặc biệt là các chỉ số đo, để có thể kích hoạt quy trình EAP.

3.5.2 Phản ứng vào ban đêm và trong các ngày cuối tuần hoặc ngày lễ

Việc chuẩn bị cho phản ứng khẩn cấp trong đêm, cuối tuần và ngày lễ cần được giải quyết đầy đủ với các sắp xếp tổ chức và cơ sở hạ tầng phù hợp trong Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP).

Thông tin liên lạc của nhân viên trực và nhân viên sẵn sàng hỗ trợ cần được bao gồm trong thông tin liên lạc của EAP.

3.5.3 Danh bạ Số điện thoại và Địa chỉ cho Kế hoạch Vận hành và Dự phòng Khẩn cấp

Danh bạ này cần bao gồm tên, chức vụ, số điện thoại và thông tin liên lạc của các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP). Thông tin này sẽ là một phần của EAP và cần được lưu trữ, cập nhật thường xuyên.

3.5.4 Tiếp cận vào địa điểm đập, kể cả Ban đêm và khi điều kiện thời tiết xấu

Việc dự đoán các vấn đề tiếp cận có thể phát sinh do điều kiện thời tiết hoặc lũ lụt, cũng như các hạn chế theo mùa, và xác định các biện pháp để khắc phục những vấn đề này là một thành phần quan trọng để tạo điều kiện cho việc chuẩn bị khẩn cấp. Trong trường hợp vỡ đập hoặc tình huống khẩn cấp do lũ lụt, việc thực hiện các hành động ứng phó khẩn cấp sẽ yêu cầu nhân viên đến hiện trường để vận hành thiết bị, giám sát điều kiện, cũng như vận chuyển vật liệu xây dựng và thiết bị cho việc sửa chữa và kiểm soát thiệt hại.

Việc tiếp cận đường bộ đến khu vực dự án, đặc biệt là các khu vực mà nhân viên có thể cần di chuyển để kiểm tra sau hoặc trong sự kiện ảnh hưởng đến đập, hoặc cho các hoạt động xả lũ, hạ thấp mực nước hồ chứa, sửa chữa khẩn cấp đập, hoặc nơi cần vận chuyển thiết bị và vật liệu xây dựng, nên được đánh giá dưới các điều kiện bình thường và trong điều kiện lũ lụt hoặc thời tiết cực đoan, cả trong giờ ban ngày và ban đêm.

3.5.5 Hệ thống Truyền thông Thay thế

Cần bao gồm đầy đủ chi tiết về các hệ thống truyền thông nội bộ và bên ngoài áp dụng cho Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP). Các hệ thống truyền thông thường được sử dụng như điện thoại di động, điện thoại cố định và email có thể gặp sự cố hoặc quá tải trong các điều kiện bất lợi dẫn đến tình huống khẩn cấp về an toàn đập (ví dụ: động đất, bão, mưa lớn, v.v.). Do đó, cần đánh giá độ tin cậy của các hệ thống truyền thông hiện có và, khi cần thiết, bổ sung bằng các hệ thống truyền thông thay thế.

Các kênh truyền thông thay thế có thể bao gồm:

- Radio nghiệp dư: Trong các tình huống khẩn cấp, radio nghiệp dư thường được sử dụng khi các phương tiện truyền thông thông thường gặp sự cố. Các nhà điều hành radio nghiệp dư có kinh nghiệm trong việc thiết lập mạng lưới liên lạc nhanh chóng và hiệu quả, giúp tăng cường khả năng phối hợp giữa các cơ quan và tổ chức liên quan.

- Hệ thống thông báo khẩn cấp kỹ thuật số: Các hệ thống này cho phép gửi tin nhắn văn bản, âm thanh và video đến điện thoại di động, máy tính bảng, radio và truyền hình, giúp thông báo nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.

- Ứng dụng thông báo khẩn cấp: Các ứng dụng này được thiết kế để phát tán thông báo khẩn cấp đến nhiều nhóm liên lạc thông qua các phương thức truyền tải khác nhau, giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác.

3.5.6 Nguồn Cung Ứng Khẩn Cấp

Việc chuẩn bị các nguồn cung ứng khẩn cấp sẽ giúp Công ty Dự án và các quan chức địa phương quản lý tình huống khẩn cấp một cách an toàn và hiệu quả hơn. Các biện pháp có thể bao gồm:

- Tích trữ vật liệu và thiết bị cho sử dụng khẩn cấp: Bao gồm các vật liệu xây dựng, thiết bị sửa chữa và các công cụ cần thiết để can thiệp kịp thời khi có sự cố.

- Dự trữ phụ tùng thay thế: Đảm bảo có sẵn các phụ tùng thay thế cho các thiết bị quan trọng, giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động trong trường hợp hỏng hóc.

- Nguồn điện thay thế cho sử dụng khẩn cấp: Cung cấp các nguồn điện dự phòng như máy phát điện để vận hành các thiết bị quan trọng trong trường hợp mất điện.

Việc lập kế hoạch và tổ chức các biện pháp này sẽ giúp tăng cường khả năng ứng phó và giảm thiểu thiệt hại trong các tình huống khẩn cấp liên quan đến đập.

 3.5.7 Hướng dẫn Chi tiết về Sự Chuẩn bị trong Trường hợp Khẩn cấp

Công ty Dự án cần chuẩn bị hướng dẫn chi tiết về sự chuẩn bị cho từng sự kiện hoặc tình huống khẩn cấp có thể xảy ra và thể hiện trong Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP) của dự án. Những hướng dẫn này cần làm nổi bật tất cả các hành động và biện pháp cần thiết để ứng phó với tình huống khẩn cấp, bao gồm cả việc hạ thấp mực nước hồ chứa khẩn cấp nhằm giảm tải trọng thủy lực lên đập và do đó giảm nguy cơ hỏng hóc. Do đó, việc tích hợp một cửa xả mực nước thấp với công suất phù hợp trong quá trình lập kế hoạch và thiết kế đập được coi là mong muốn.

Các hướng dẫn tương tự sẽ được các Cơ quan Chính phủ và Chính quyền Địa phương cùng với Cơ quan Quản lý Khẩn cấp (EMA) soạn thảo, phối hợp với Công ty Dự án, nhằm đảm bảo nỗ lực chung và phối hợp để ứng phó với tình huống khẩn cấp.

3.5.8  Đào tạo, Thực hành và Diễn tập

Tất cả nhân viên đập, bao gồm cả cơ quan chính phủ, chính quyền địa phương và Cơ quan Quản lý Khẩn cấp, những người có thể có nhiệm vụ và trách nhiệm trong việc ứng phó khẩn cấp tại một địa điểm cụ thể, nên quen thuộc với mọi phần của Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP) của địa điểm đó. Việc đào tạo hàng năm cho mỗi kế hoạch cụ thể là phù hợp. Danh sách liên lạc nên được cập nhật hàng năm. Các yêu cầu đào tạo cụ thể bổ sung có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân (ví dụ: phát hiện hoặc xác minh khẩn cấp, liên lạc bên ngoài với các cơ quan ứng phó khẩn cấp, v.v.), nhưng cần đảm bảo đủ số lượng người được đào tạo để đảm bảo sự bao phủ đầy đủ cho tất cả các trách nhiệm mọi lúc.

3.5.9 Đăng tải EAP

Các bản sao cập nhật được bọc nhựa của các phần sau trong EAP nên được chuẩn bị và bao gồm:

- Phát hiện, đánh giá và phân loại khẩn cấp.

- Sơ đồ luồng thông báo.

- Trích đoạn từ Danh bạ Số điện thoại và Địa chỉ.

Các bản sao này nên được dán ở các vị trí nổi bật tại địa điểm đập, trong phòng điều khiển nhà máy điện, trong các phòng họp và văn phòng liên quan, và trong sổ tay quản lý của Công ty Dự án. Quy tắc sử dụng cảnh báo âm thanh nên được hiển thị rõ ràng trong phòng điều khiển đập. Các bản sao bổ sung của các trích đoạn hoặc toàn bộ EAP nên được cung cấp cho Cơ quan Chính phủ khi có yêu cầu.

3.6  Phân tích Vỡ Đập

Để xác định và định lượng các hậu quả có thể xảy ra từ việc vỡ đập, Phân tích Vỡ Đập được thực hiện nhằm mô phỏng khả năng vỡ và dự đoán các hệ quả của nó, bao gồm xác định lưu lượng đỉnh trong trường hợp vỡ đập, hình thành sóng lũ và sự lan truyền của nó về phía hạ lưu. Việc xây dựng Kế hoạch Hành động Khẩn cấp (EAP) hiệu quả phụ thuộc vào việc đánh giá các hậu quả ở hạ lưu trong trường hợp vỡ đập. Có nhiều bất định liên quan đến chế độ và mức độ vỡ đập. Do đó, cần thiết lập các giả định bảo thủ về vỡ đập khi thực hiện Phân tích Vỡ Đập. Việc lựa chọn chính xác các tham số của vết nứt, lưu lượng đỉnh và thời gian di chuyển của sóng lũ trong quá trình thực hiện Phân tích Vỡ Đập cần được xác minh thích hợp bằng các phương pháp chấp nhận được như định tuyến động. Lũ vỡ đập được kết hợp với các dòng chảy địa phương thích hợp trong quá trình định tuyến qua các đoạn hạ lưu để đánh giá phạm vi ngập lụt theo diện tích ngập, độ sâu ngập và vận tốc dòng chảy của nước lũ.

3.7 Phân tích Kịch bản

Phân tích Vỡ Đập sẽ được thực hiện để mô tả tất cả các kịch bản. Ít nhất, phân tích nên bao gồm các kịch bản sau:

- Vỡ đập khi mực nước hồ đạt Mực Nước Hồ Đầy (Full Reservoir Level - FRL) và điều kiện thời tiết thuận lợi.

- Vỡ đập khi mực nước hồ đạt Mực Nước Lũ, xem xét lũ thiết kế của dự án xâm nhập vào hồ chứa và lũ đã chảy qua tràn.

- Việc định tuyến lũ hạ lưu (flood routing) qua tràn và cửa va xả do lũ thiết kế của dự án gây ra mà không có kịch bản vỡ đập.

- Đánh giá khả năng tải dòng chảy an toàn của kênh hạ lưu và đánh giá mức nước an toàn để xác định khả năng tràn bờ và các khu vực ngập lụt có thể xảy ra.

3.8 Bản đồ Ngập lụt

Mục đích chính của bản đồ ngập lụt là hiển thị các khu vực có thể bị ngập và thời gian di chuyển của sóng lũ cùng với đỉnh lũ tại các vị trí quan trọng trong trường hợp vỡ đập hoặc có xả nước trong điều kiện lũ. Những bản đồ này nên được lập sau khi thực hiện phân tích vỡ đập và mô phỏng dòng chảy trong hồ chứa. Chúng cần xem xét địa hình hạ lưu và kịch bản xấu nhất của việc xảy ra đồng thời các sự kiện để xác định các giá trị như độ sâu sóng lũ, thời gian di chuyển, v.v. Bản đồ ngập lụt được lập cho các cường độ lũ khác nhau và là thành phần thiết yếu của Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP), được sử dụng bởi cả Công ty Dự án và Cơ quan Quản lý Khẩn cấp (EMA) để hỗ trợ việc sơ tán kịp thời và thông báo cho các khu vực có thể bị ảnh hưởng bởi vỡ đập hoặc điều kiện lũ.

Công ty Dự án nên phối hợp với các cơ quan quản lý khẩn cấp phù hợp để phát triển các bản đồ ngập lụt.

Các bản đồ ngập lụt nên hiển thị các khu vực ngập cho các cường độ lũ khác nhau với tỷ lệ bản đồ đủ để nhận diện các khu vực có nguy cơ và nên bao gồm các bảng ngập, hiển thị tại các vị trí quan trọng:

- Thời gian đến của nước lũ đầu tiên.

- Thời gian đến của mức lũ đỉnh.

- Mực nước lũ đỉnh so với mực nước biển trung bình.

Việc thể hiện mức lũ như độ sâu tương đối tại các vị trí quan trọng (ví dụ: cầu, ngầm tràn) và thời gian mà các công trình quan trọng có thể trở nên không/cấm sử dụng được cũng có thể hữu ích.

3.9  Bản đồ Khảo sát

Dữ liệu địa hình của khu vực thượng và hạ lưu của đập nên được thu thập thông qua khảo sát hoặc từ các bản đồ có sẵn được chuẩn bị và xác nhận bởi cơ quan chính phủ chuyên trách cho mục đích này. Việc này sẽ giúp xác minh và điều chỉnh độ cao của Mô hình Độ cao Kỹ thuật số (DEM) thu được qua viễn thám. Số lượng mặt cắt sông cần được thực hiện mỗi 500 mét tiêu chuẩn để bao phủ chiều dài sông bị ảnh hưởng đến khoảng cách đủ xa. Các mặt cắt bổ sung có thể cần thiết để ghi nhận các chỗ hẹp như cầu, nơi các nhánh sông hợp lưu với sông chính hoặc các đặc điểm địa hình cụ thể khác. Thông tin này nhằm mục đích chỉ ra hình dạng và độ dốc của thung lũng, ảnh hưởng đến dòng chảy hạ lưu và các nhánh sông chính hạ lưu. Việc thu thập các chi tiết bổ sung có thể nằm trong khu vực bị ảnh hưởng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá tác động đến thảm thực vật, lớp đất mặt, động thực vật và các khu vực có giá trị môi trường được công nhận.

3.10  Thông tin Bổ sung

Các mục bổ sung thường được đưa vào phụ lục trong Kế hoạch Ứng phó Khẩn cấp (EAP) bao gồm:

- Kế hoạch tổng thể của địa điểm, bản vẽ và hình ảnh.

- Chi tiết và hướng dẫn vận hành cho các cổng và van thực hiện chức năng an toàn của đập.

- Thông tin để đánh giá các phương án xả nước của hồ chứa.

- Quy trình ghi nhận các tình huống khẩn cấp (ví dụ: danh sách kiểm tra lũ lụt, danh sách kiểm tra sau động đất, nhật ký hành động khẩn cấp và nhật ký kết thúc khẩn cấp).